[28C3] Content-Meeting

Aus einem kleinen Twitter-Gespräch mit tuxwurf ist die Idee entstanden, ein paar Einblicke in die Planung des Chaos Communication Congress zu bieten. Am Wochenende fand in Berlin das erste von zwei sogenannten Content-Meetings statt. Da wir via dem Twitter-Account @ccc davon berichteten, sind viele potentielle Besucher heiß darauf, endlich mehr Infos zum 28C3 (für die, die es nicht wissen, das ist die Abkürzung für 28. Chaos Communication Congress) zu erhalten. Doch so einfach ist der Congress leider nicht organisiert, dass wir spruchreife Meldungen rausbringen können.

Kurz zu mir und meinem Verhältnis zum Congress: 1999 war ich zum 16C3 als Besucher dabei. Eigentlich wollte ich bereits Mitte der 1990er den Congress in Hamburg besuchen, aber als Minderjähriger kriegt man da nicht immer den Auslauf, den man gerne hätte. So blieb mir nichts anderes übrig, als den Berichten von Freunden aus meinem Heimatkaff zu lauschen, die damals dabei waren. Seit dem 16C3 habe ich jährlich in unterschiedlichen Weisen mitgewirkt; sei es als Engel, beim Auf- oder Abbau, Vereinstisch des CCC e.V., Infotresen, der Pressearbeit, Betreuung des Online-Auftritts oder jetzt seit ein paar Jahren etwas unbestimmter in der Orga. Mein Posten oder Platz im Orga-Team ist nicht ganz so genau beschrieben. Am besten passt noch “Springer”, also jemand, der einspringt und Aufgaben löst, zu denen ein wenig Erfahrung in Planung und Organisation der Konferenz notwendig sind. Hauptsächlich bin ich in der Planungs-Phase vor dem Congress und dem Aufbau dabei. Während des Congresses habe ich eher weniger zu tun.

Die Planung zum 28C3 fing dieses Jahr am 28. Mai an. Zumindest traf ich mich an diesem Tag mit Julia zum Frühstück, um den Call for Participation zu erstellen und auf der am gleichen Tag stattfindenden Veranstaltung ph-neutral auf gedruckten Zetteln zu verteilen. Man könnte meinen, das sei eine Kleinigkeit: Kopiere den CfP vom Vorjahr und ändere das Datum in 2011. Eigentlich schon, aber wir nehmen uns dem Feedback des Vorjahres an und wollen Verbesserungen durchführen. Der CfP hat sich an ein paar Stellen geändert: Hinweis auf 20 Minuten Talks, Einverständniserklärung für die Aufzeichnung unter CC-Lizenz, Wahl der Präsentationssprache, und die Deadlines. Außerdem ändern wir jedes mal ein wenig die Liste der Themen, zu denen wir gerne etwas hören möchten. Da es über genau diese Liste ein wenig Unstimmigkeit im Orga-Team gab, wurde die Online-Veröffentlichung des CfP raus geschoben, bis die Punkte geklärt wurden – was dann bis September dauerte. Eine Sache hatten wir gleich beim Frühstück im Mai festgelegt: Termine. Der Congress-Termin steht seit 1984 fest, denn er fängt immer am 27.12. an. Das Ende ist nun bis auf den 30.12. vorgerückt und aufgrund seiner Lage zwischen zwei größeren Feiertagen wird sich da voraussichtlich in der Zukunft nichts mehr dran ändern. Als weitere Termine brauchten wir erstmal den Abgabeschluss für Vortragseinreichungen (11.10.), die Termine für die Content-Meetings (22./23.10. und 05./06.11.) und das späteste Veröffentlichungsdatum für den Fahrplan (non-public, aber nach dem 2. Content-Meeting). Nach dem schnellen Anlegen der Konferenz in unserem eigenen Planungstool Pentabarf können sofort Vorträge eingereicht werden.

Ein paar Worte zu Pentabarf. Bis zu seiner Entwicklung im Jahr 2004 wurden CCC-Konferenzen hauptsächlich auf dem Reissbrett geplant. (Einen Ausflug in die Congresse der 1980er ist ein gesonderter Artikel wert. Da gibt es dank alter Datenschleudern einiges nachzulesen.) Pentabarf macht die Planung dahingehend einfacher, dass es eine Webapplikation ist, an der viele Leute gleichzeitig arbeiten können. In der Software gibt es ganz grob “Konferenzen”, “Veranstaltungen” (Vorträge) und “Personen”. Diese drei Dinge können miteinander verknüpft werden, um eine Konferenz zu planen. Referenten tüten die Vortragsidee durch Eingabe in ein Webformular ein. Zum Ende der Einreichungsphase kommt das System immer noch mal gerne ins Schwitzen, da plötzlich binnen weniger Stunden ganz viele Einreichungen rein kommen. @alech hat das mal visualisiert:

Danach beginnt die Phase für das Content-Team. Das sind freiwillige Helfer aus dem CCC, die die Einreichungen durchlesen und bewerten. Das Schema ist “– – 0 + ++ n/a” und ein Freifeld. Insbesondere ein paar Worte im Freifeld helfen ungemein bei der Auswahl weiter, denn nur die Tendenz allein reicht nicht immer. Beim 28C3 hatten wir gefühlt 30 bis 40 Helfer – eine genaue Zahl habe ich nicht, da manche Helfer nur wenige Vorträge bewerteten. An zwei Wochenenden nach dem Einreichungsende trifft sich ein Team aus etwa zehn bis zwölf Personen, um über die Vorträge zu beraten: Was nehmen wir an? Was schmeissen wir raus? Und wo müssen wir noch mal nachhaken? In den vergangenen Jahren hatten wir immer etwa die doppelte bis zweieinhalbfache Anzahl an Einreichungen zu Vortragsslots, die wir einplanen. Natürlich haben wir es selbst in der Hand und können mehr Vortragsslots “generieren”, doch das ginge dann ganz massiv auf die Pausen- und Nachtzeiten. Das Fahrplanlayout des 27C3 hat sich bewährt und wird mit kleinen Änderungen für den 28C3 übernommen. Bei der Auswahl der Vorträge kommt man in den ersten Stunden recht schnell vorwärts. Doch irgendwann ist ein Punkt gekommen, wo man mehr über die Vorträge diskutieren muss, ob man sie nun annimmt oder ablehnt. Wir haben uns eine Entscheidungszeit von zwei Minuten gegeben, um nicht dauerhaft über einen Vortrag zu diskutieren.

#!/bin/bash
for counter in {120..1}
do
  echo -n "${counter} ... "
  [ $(( (${counter}-1) % 10 )) -eq 0 ] && echo
  sleep 1
done
say --voice Steffi "Die Zeit ist rum!"

Für den Timer habe ich auf die Schnelle das obige Script geschrieben. Das klappt nur unter OS X Lion mit der deutschen Stimme Steffi für das ’say‘-Kommando. Es ist ein wenig Spaß dabei, aber interessanterweise fiel mir auf, dass es besser wirkte als nur ein Signalton (Gong, Schiffshorn etc.). Einer neutralen Stimme, die unbeeinflusst von der aktuellen, vielleicht hitzigen Diskussion, nach zwei Minuten in ruhiger Tonlage schlicht „Die Zeit ist rum!“ sagt, wurde eher nachgekommen und die Diskussion mit einer Entscheidung beendet.

Jeder Vortrag erhält einen Koordinator, der der/dem oder den Referent_in/nen die Zu- oder Absage per Mail zukommen lässt. Das passiert in einem Request Tracker, sodass jederzeit jemand anderes aus dem Team die Arbeit übernehmen kann oder bei komplizierten Vorgängen mit drauf schaut. Es ist schlicht eine Sache der Erfahrung, die sich bewährt hat. Insgesamt sind etwa 250 Personen in diesem Schritt beteiligt, von denen wir alle eine Rückmeldung zur Zu- oder Absage benötigen.

In zwei Wochen geht es mit dem Content-Meeting weiter. Dann wird der Fahrplan erstellt. Und in der Zwischenzeit werden bei Orga-Meetings andere Dinge außerhalb der Vorträge geklärt. Es gibt in nächster Zeit genug Material für weitere Berichte an dieser Stelle.