[28C3] Abhängigkeiten und Parallelisierung

In den vergangenen Tagen sind mir immer wieder Abhängigkeiten in der Planung des Chaos Communication Congress aufgefallen. Oder zumindest Ereignisse, die eine gewisse Reihenfolge aufweisen und die seit Jahren ähnlich ist. Da ich auf diversen Kanälen (E-Mail, Kommentare im event-Blog, Twitter, IRC, Reallife) öfters Fragen erhielt, warum beispielsweise der Fahrplan noch nicht veröffentlicht sei, obwohl der Congress bereits in zwei Monaten gelaufen ist. Hier mein Versuch einer graphischen Darstellung.

Warum das Tool graphviz den “Start” nach oben rechts gelegt hat, bleibt mir ein Rätsel. Der rechte Baum zeigt die Abhängigkeiten, die zur Erstellung des Fahrplans notwending sind. In der Mitte sind eher organisatorische Dinge aufgelistet. Und links, was mit den Tickets und dem Vorverkauf zusammenhängt.

Wie im letzten Beitrag schon geschrieben, gab es dieses Jahr eine Art “Kickoff Meeting” bei dem wir den Call for Participation (CfP) erstellten und einige Termine festlegten. Nachdem der CfP ein paar Wochen lief, wurde die Möglichkeit für weitere Einreichungen abgeschaltet. In den darauf folgenden knapp zwei Wochen fand ein Peer Review mit vielen Freiwilligen statt, die als Vorbereitung zu den Content Meetings dienen. An dieser Stelle vereinfache ich die Grafik: eigentlich haben wir zwei Content Meetings mit zwei Wochen Differenz. Zwischen dem Schließen der Einreichungen und der Benachrichtigung der Speaker vergehen also vier bis fünf Wochen. Erst wenn wir von den meisten Speakern eine Rückmeldung erhalten haben, können wir uns an die Erstellung eines ersten Fahrplans, dem zeitlichen Ablauf des Vortragsprogramms, machen. Und auch hier müssen wir noch mal mit den Speakern in Rücksprache  gehen, ob der ausgewählte Termin für sie passend ist. Wenn wir nur noch wenige Lücken im Programm haben, veröffentlichen wir den Fahrplan.

Parallel zu den Content Meetings finden Orga Meetings statt oder einzelne Personen kümmern sich um Aufgaben. Bereits einige Zeit vor dem Congress wird ein Mietvertrag mit der Location abgeschlossen. Erst wenn dieser in trockenen Tüchern ist, geben wir den Veranstaltungsort bekannt. Der hat sich zwar seit 2003 nicht geändert, aber die Diskussionen der vergangenen Jahre über einen größeren Ort, könnten bei einem passenden Fund eine Änderung bewirken. Erst mit Vertragsunterzeichnung zum Veranstaltungsort erhalten wir einen Rahmen für die Kosten und können damit die Preise für die Tickets kalkulieren. Das Risiko, nicht alle Tickets verkaufen zu können und damit weniger Einnahmen zu erwirtschaften, haben wir seit ein paar Jahren nicht mehr. An dieser Stelle sollte dazu gesagt werden, dass der Ticketverkauf die einzige Einnahmequelle für den Congress ist. Alle anderen anfallenden Ausgaben abseits von der Gebäudemiete verändern sich von Jahr zu Jahr nur geringfügig, sodass wir mit Erfahrungswerten arbeiten können – es sei denn, es werden neue Anschaffungen vorgenommen.

In diesem zeitlichen Bereich der Planung sind einige Aktivitäten optional. Beispielsweise benötigen wir kein komplett fertiges Design für die Webseite. Es geht auch mit einem “nackten” MediaWiki. Ebenso sind Webseite und Fahrplan nicht zwingend für den Start des Ticketvorverkaufs notwendig, es wäre aber echt schick, wenn wir den Gästen schon etwas zeigen könnten.

Rückwärtsauflösung

Beim Kickoff Meeting machen wir eine Art “Rückwärtsauflösung”. Wir schauen, dass wir die erste Version des Fahrplans etwa sechs Wochen vor dem Congress veröffentlichen. In der Vergangenheit gab es auch Congresse, bei denen der Fahrplan einen Tag vorher erschien… Aber dafür haben wir uns genug Schelte eingeholt. Sechs Wochen vor Congressbeginn heißt, um den 15. November. Bis dahin müssen von den Referenten Rückmeldungen zu ihrer Teilnahme eingeholt sein. Da geben wir etwa eine Woche Zeit seit dem zweiten Content-Meeting. Da Content-Meetings am Wochenende stattfinden, sind wir jetzt beim 5./6. November (um beim Jahr 2011 zu bleiben) angekommen. Gehen wir noch weiter zurück, landen wir beim ersten Content-Meeting, das zwei Wochen vor dem zweiten statt findet (22./23. Oktober). Die zwei Wochen werden hauptsächlich aus zwei Gründen benötigt:
1) Zeit zum Nachhaken bei den Einreichern, wenn wir Potential sehen, aber die Beschreibung etwas dürftig oder ungenau ist,
2) externen Teilnehmern des Content Meetings zu ersparen, an zwei Wochenenden hintereinander nach Berlin zu reisen.
Für die Content Meetings wird der Distributed Review benötigt, der mindestens eine Woche betragen soll. Daran entscheidet sich das Datum, wann der CfP geschlossen wird. Dieses Jahr war es der 11. Oktober, sodass wir elf Tage für den Review hatten (was sich lohnte, da viele die Zeit dafür gefunden hatten).

Wollen wir den Fahrplan früher als Mitte November veröffentlichen, wandern alle anderen Termine mit. Bei einem zwei Wochen früheren Release müssten wir den CfP bereits Ende September schließen – das wären drei Monate vor der Veranstaltung. Auch wenn wir immer ein paar Lücken im Fahrplan offen lassen, um wichtigen aktuellen Themen Raum bieten zu können, die seit der Schließung des CfP auftraten, wären doch die meisten Einreichungen ein alter Hut.

Die Katze im Sack

Im Hinblick auf einen möglichst frühen Vorverkauf, bleibt uns kaum eine andere Möglichkeit, als dass die Besucher “die Katze im Sack” kaufen. Es ist nicht bekannt, welche Vorträge auf dem Congress gehalten werden, aber wir bieten schon mal Tickets für diejenigen an, die eh kommen wollen. Dadurch, dass wir nicht direkt alle Tickets auf einen Schlag verkaufen werden, gibt es beim zweiten oder dritten Termin die Chance, sich vorher ein Bild vom Fahrplan machen zu können.

Eine unschöne Situation, aber es ist ein akzeptabler Mittelweg zwischen langsam hibbelig werdenden Besuchern, die sowieso kommen wollen, und solchen, die sich hauptsächlich für die Inhalte interessieren.

Parallelisierung

Es gibt einen Hang zur Optimierung durch Parallelisierung, um möglichst viele Besucher zur gleichen Zeit glücklich zu machen. Das Optimum wäre eine durchgestylte Webseite zeitgleich zum Fahrplanrelease und der Öffnung des Vorverkaufs mindestens drei Monate vor Congressbeginn. Es ist ein Ziel, aber es ist abzusehen, dass wir dieses mit der vorhandenen Manpower und dem Willen, Speakern möglichst viel Zeit für Einreichungen zu geben, nicht erreichen können. Insoweit geben wir uns mit Provisorien ab, bis die endgültigen Lösungen kommen. Diese Zeit versüße ich mir mit Kommentaren der aggressiven Dauernörgler, die alles perfekt und so früh wie möglich haben wollen, aber dann auf der anderen Seite von einer Professionalisierung des Congresses sprechen, wenn alles wie geplant klappt.